Ползите от сървърната консолидация

Приложими ли са при нас?

Това е най-често желаният ефект от виртуализацията. Той предлага значително спестяване на средства от покупка на нов хардуер, оперативни разходи, като системна администрация, електричество, климатизация, енергийно подсигуряване, наем на площи. Неговата гъвкавост позволява да се прилагат планове за непрекъсваемост на бизнес процесите, чрез резервиране на хардуер без да е необходимо той да е еднакъв (основния и резервиращия).
В този случай може спокойно да се приложи схемата един сървър – едно приложение, въпреки намаляването на физически отпуснатите ресурси от сървъра. Това означава да постигнете бизнес целите си с по-малка цена на придобиване и експлоатация и респективно по-добри показатели за възвръщаемост на инвестицията.

Не всички сървъри са подходящи за виртуализация.

Например – излъчващи видео поток в реално време или специализирани приложения изискващи специфичен хардуер.

За късмет на потребителите по-голямата част от сървърите не са в горната група и могат да бъдат виртуализирани. Най-голям ефект от консолидацията се наблюдава при тези машини, които не са използвали целият свободен ресурс на хардуера преди виртуализацията. В този случай се постига значително спестяване на ресурси, като освободените могат да се предоставят на други виртуални машини и драстично се увеличава възвращаемостта на инвестициите.
Обикновенно повечето сървъри работят на 10 – 15 % от капацитета си (средна общопретеглена стойност за централен процесор, оперативна памет, мрежов капацитет, пропускателна способност на дисковите масиви). Налице е сериозна възможност за оптимизация – на един такъв физически сървър чрез виртуализация можем да консолидираме между 4 до 8 виртуални сървъра. Това редуцира значително оперативните разходи и дава допълнителни възможности да се насочи част от спестения ИТ бюджет в области като непрекъсваемост на бизнес процесите и възстановяване след авария.

Какво да правим с истински натоварените сървъри?

Макар и малка част от всички сървъри има такива, които са сериозно натоварени, без значение кой от всичките им ресурси или комбинация от тях.

Има ли смисъл тогава от виртуализация, като не можем да освободим от тях ресурси?

Отговора е ДА!

Виртуалния сървър макар и натоварен е по-лесен за поддръжка. Той не е стъпил директно върху хардуер и е платформено(хардуерно) независим. Лесно можем да прибавим процесорна мощ, допълнителна оперативна памет, дисково пространство и мрежови капацитет.
Нека си представим случай в който имаме физически сървър с два процесора. Ако приложението се наложи да ползва повече процесорна мощ трябва или да сменим двата процесора с най-мощните поддържани от дънната платка и стигаме таван на надстройката или трябва да сменим сървъра с четири или повече процесорен. Подобно е и с останалите ресурси. Виртуализацията може да опрости и ускори имплементацията на нови сървъри. При виртуалната машина нямаме нужда да чакаме доставка на конкретен хардуер, а просто „преместваме плъзгача” на по-висока стойност за нужния ни ресурс при това веднага. Добавянето на допълнителни виртуални машини може да бъде разделено от придобиване на нов хардуер. Ако отделно бизнес приложение изисква допълнителна мощност или е необходима нова функционалност, то това става опростено и незабавно.
За да избягаме от ограниченията на физическия хост, можем просто да добавим нов, като не е задължително той да е идентичен с първия. Така в общия набор от ресурси вече имаме сбора им от двата физически сървъра. Софтуера за виртуализация може да прецени коя виртуална машина, на кой физически хост да бъде според текущото натоварване. Разбира се не всичко е на автопилот и системните администратори създават планове на поведение според натоварването, важността на приложенията и т.н. В краен случай всичко може да се управлява и ръчно, но това обикновенно е в аварийни ситуации или планова поддръжка.
Лекотата на инсталиране, поддръжка, преместване, възстановяване след авария води и по-ниски разходи след внедряване на виртуализация.

Първи стъпки

За да се получи осезаем ефект от виртуализацията е небходимо клиента да разполага с няколко сървъра, които да консолидира. Според лидера във виртуализацията VMware, критичната стойност е 20 сървъра и повече. Предвид размера на фирмите в България се оказва, че компаниите, които могат да се възползват от предимствата на консолидацията са малко. Повечето големи фирми у нас според световните стандарти са малки компании.

Какво да правят наистина малките?

Аутсорсинг! Да изнесат своите сървъри, като виртуални машини при външен доставчик. Доставчика на услуги (HaaS – Hardware as a Service) е направил вече инвестицията за дейта център с всички необходими изисквания за резервираност на захранване, климатизация, физическа охрана, сигурност и т.н.
Той предоставя ресурси под наем. Това спестява на клиента първоначалната инвестиция за хардуер и последващи оперативни дейности и разходи. Клиента придобива гъвкавостта да увеличава или намалява използвания ресурс с промяна на месечния наем. Преносимостта на виртуалната машина позволява избор между различни доставчици на услуги и лесното преминаване от един доставчик при друг.
Директното сравнение е със счетоводните къщи. Те поемат определен набор от дейности за клиента и са гъвкави с промяната на параметрите от клиента (документооборот, брой служители, видове дейности в дружеството). При промяна на някой или комбинация от тези параметри клиента получава същата услуга само с промяна на месечния абонамент. Не е необходимо да се наема нов служител при клиента ако работата се увеличи или да се съкращава персонал при редуциране на дейността.

”Cloud Computing” или изчисления в облака.

За разлика от големите в бизнеса, които целят постигане териториално независима инфраструктура на центровете за данни и офисите на крайните потребители, то за малките компании това ще ги освободи от необходимостта за придобиване и поддръжка на собствени, макар и микро дейта центрове. Освободения ресурс може да се пренасочи в основното направление на дейност за постигане на конкурентно предимство.

Сигурност

Изглежда стресиращо за повечето клиенти, че техните данни ще са някъде „навън”. Притеснението е, че вече не са физически в офиса. Сега „всеки” би могъл да има достъп до техните данни.
В случай, че даден клиент използва виртуален сървър изнесен във външен дейта център, то при кражба на имущество с взлом в офиса му, то няма как да му бъде откраднат сървъра. Кражба на сървъри от дейта център е нещо силно обесмислящо се предвид физическата и електронна охрана там. Дори икономическия ефект за крадците е под съмнение, защото сървъри от висок клас, втора употреба, без гаранция и с издирвани серийни номера се превръщат във вечно техни.
По отношение на компрометирането на данни е много по-вероятно в един голям дейта център защитите срещу посегателства на информацията да са на много по-високо ниво, отколкото може да си позволи една фирма с един, два или три сървъра разположени в нейния офис.


Сървърната консолидация е полезна за бизнеса и е приложима за всички бизнес потребители без значение размера на компанията. При изнесени услуги във външен дейта център от предимствата на тази технология могат да се възползват дори клиенти със само един сървър.

А сега, помолете някой от счетоводния отдел да Ви извади справки за цена на придобиване и прилежащите оперативни разходи на текущите ви физически сървъри.


Стресиращи ли бяха справките?

SaaS моделът

Или как да изнесем ИТ-инфраструктурата от нашата компания

Software as a Service – Софтуер като услуга

С развитието на Уеб 2.0 технологиите ставаме свидетели на изнасяне на част от дейноста на фирмите в интернет пространството - основно документооборота и инструментите за съвместна работа. Макар плахо, с голяма доза недоверие в нашата страна се даде старт на използването им от бизнес средите. При този подход на работа можем да реализираме аутсорсинг на цялата инфраструктура и поддръжка. Бизнес резултата е впечатляващ! Логично е при безплатните услуги на Гугъл да е така.

Този стил на работа се бори с недоверието при предоставяне на фирмената информация на външни лица, по абсолютно същия начин, по който го прави външната фирма предоставяща аутсорсинг по поддръжката. Интересно е, че вътрешнофирмените отдели се възприемат, като „сигурни”, а те също са хора със същите човешки качества, като останалите. Всеки от ИТ поддръжката има потенциален достъп до важната информация за фирмата.
Най-елементарния пример за ползване на такава информация е проверката на нивото на заплатите от ИТ специалиста. Дали трябва всеки да знае точното заплащане на колегите си е друга тема излизаща извън сферата на този пост, но тази „справка” дава картина на този служител. Той може да прецени дали да се „бори” още в тази фирма или да напусне, ако прецени, че нивото на заплащане при неговия работодател е ниско и няма изгледи той да получи желаното повишение.
С този пример, изравнявам възможността от компрометиране на вътрешнофирмената информация при трите възможни случая(вътрешнофирмен ИТ отдел, аутсорснат ИТ отдел, аутсорсинг на цялата ИТ инфраструктура, като оставям настрана трети лица, като хакерите.
Това постепенно се отчита от инвеститорите и мениджърите, като в крайна сметка довежда до изравняване на параметрите за сравнение. Какво предизвиква това внимание към аутсорсинг не само на поддръжката? Кой ползва днес подобни услуги?
Нека разгледаме първо какво печелим от изнасяне на ИТ извън нашата дейност.

Редуциране на ИТ разходи от:

- придобиване, експлоатация и поддръжка на хардуер;
- придобиване, управление на лицензи и поддръжка на софтуер;
- изнасяне на дейността по сигурността;
- създаване на ново работно място;
- възможност да се работи извън офиса (по-малък или липса на физически офис);
- възможност разходите да следят текущия брой работни места – плаща се за толкова работни места за колкото има нужда в момента.

А сега и минусите на SaaS модела на работа:

- задължителна интернет свързаност. Ако връзката ни отпадне, не можем да продължим работа.
- използване на софтуера такъв, какъвто е. Няма големи възможности за персонализация.

Какво е “уеб базирано решение”?

Добър пример за уеб решение е SalesForce.com. Това е система за управление отношенията с клиенти CRM. Заложили са на модела SaaS (софтуер като услуга). Особеното при нея е, че клиентите не инсталират нищо на собствените си компютри. Единственото условие за да ползват услугата е да имат интернет достъп и браузър (допълнителното условие е да са си платили абонамента). На сървърите на доставчика или трето лице ASP (Application Service Provider) е инсталиран целия системен софтуер и приложенията. При големите инсталации се използват клъстери от няколко центъра за данни за разпределяне на натоварването и осигуряване непрекъсваемост на услугата при евентуални проблеми. Отделно има системи за архивиране на данните, за контрол и управление на сигурността. Решени са въпросите с енергийната независимост, физическата сигурност, климатизацията. При концентрация на много техника на едно място се постига икономия от мащаба. Това от своя страна сваля себестойността и предполага ниски цени. Предвид модела – услуга, а не продукт, клиента заплаща само наем за определен период. Не са нужни първоначални инвестиции, освен устройство с интернет браузър. Няма нужда от допълнителни средства за обновяване на приложенията – просто това е включено в цената на наема. Няма прекъсване на работата поради рутинни дейности, а прекъсванията вследствие аврия са сведени до минимум. При доставчика се намират потребителските профили и данни. Устройствата на клиентите могат да бъдат почти всичко, което има браузър и може да визуализира достатъчно информация на своя екран с оглед ергономичност. Обмена на данни се осъществява посредством Internet, който по дефиниция е несигурна среда. Проблема е решен с криптиране на връзката, но поради малкия обем трансферирана информация това не се отразява сериозно на бързодействието в негативна посока.

Как работи потребителя?

Изисква се стандартна регистрация и след въвеждане на данни за идентификация на екрана, той вижда своя уеббазиран работен плот и своите инструменти и няма значение от какъв вид крайно устройство се използва системата. Работата през уеб интерфейс на което и да е приложение не се различава много от тази в интерфейса на „дебел клиент” (това е клиентската част от софтуера при модела клиент-сървър) инсталиран на работна станция. Разликата е, че при SaaS всичко се случва на сървъра. Няма инсталация на локалната машина, нито данни. Това отвързва ръцете на мобилните потребители – те имат достъп до своите приложения и данни навсякъде и по всяко време. Общата платформа създава условия за съвместна работа по групи с централизиран склад на данните и достъп до най-актуалната информация в реално време.

Стойността

Повечето доставчици на софтуер като услуга са изложили като аргумент за избор в тяхна полза решение, което не изисква първоначална инвестиция, поддръжка, допълнителни разходи за обновяване и осигуряване на вездесъщата мобилност. Ако трябва да направим директно сравнение между уеббазирания модел и покупката на стандартен софтуер то равносметката е следната:

- бързо остаряващия хардуер се подменя от доставчика на услугата, а клиента може да използва много старо крайно устройство за свързване поради необходимоста само от браузър;
- липсата на сървъри предполага липса на сървърно помещение, а това означава по-малко офисно пространство за което да се плаща наем, редуциране на сметките за електроенергия от сървъри и климатизация;
- минимални или без разходи за системно администриране на крайните устройства;
– всички потребителски данни и настройки са при доставчика;
- автоматично архивиране на фирмените данни отново при доставчика;
- високо ниво на сигурност на данните (например клиенти доверили се на SalesForce.com са AMD, Yamaha, Toyota, Cisco, F5, Dell, Motorola и много други известни имена – общо около 44000 клиента);
- по-малко време за пускане на нов потребител;
- по-бързо възстановяване на работата при отказ на крайно устройство (всъщност това е единственото устройство при клиента).

За да стигнем до правилен анализ трябва да се определят ползите от въвеждането на SaaS решението и да изчислим TCO (Total Cost of Ownership) - общите разходи за собственост за няколко години напред. Тук е добре да добавим и ROI (Return of Investment) – възвръщане от направената инвестиция. Нека разгледаме следния пример за да докажем тезата. Изчисляване на първоначалните разходи за закупуване на хардуер и софтуер и създаване на 15 работни места във вариант конвенционален компютър.

В класическия случай при изграждане на ИТ инфраструктурата, ние ще трябва да предвидим:
- хардуер – сървър, работни станции, у-ва за архивиране;
- софтуер – операционни системи, приложен софтуер, антивирусен софтуер и т.н.;
- сървърно помещение с условията необходими вътре – непрекъсваемо токозахранващо устройство, климатизация.

При SaaS модела се изисква:
- хардуер – произволно крайно устройство, което може и да не бъде собственост на клиента, поради факта, че на него няма данни, т.е. може да се използва дори компютър от интернет кафе;
- софтуер – произволна операционна система с уеб браузър


Директното сравняване на цената за първоначално придобиване и разходите за собственост/наем показват сериозна разлика в полза на софтуера като услуга.
Очевидно е, че стойността на първоначалната инвестиции във втория случай е по-ниска. Дори пада още, ако операционната система на крайните устройства е свободна версия на Linux. Голямо значение има използвания софтуер и включените функционалности.
Нека разгледаме следния пример с нашата новосъздадена фирма „ТЕСТ”ООД , която има 15 служители.
Общи нужди:
1.Всички имат нужда да използват електронна поща – това е вече стандарт за комуникация в бизнеса.
2.Мениджъра трябва да синхронизира действията на служителите. Общ календар, задачи и проекти.
3.Повечето служители имат нужда от основни функционалности при документообработката - създаване,споделяне, редакция и съхранение на документи и таблици.

Google Apps предлага всичко това. На всичкото отгоре безплатно. Разбира се говорим за базовата функционалност. Дори и да разгледаме платения вариант, който струва по 50 USD за потребител на година, разликата отново ще бъде в полза на софтуера като услуга. Отношението е 1/10 за абонамента. Подобно изчисление за 75 работни места, ни дава по-слаб резултат – отношение 1/8,8 за работно място. Пресечна точка между двата варианта т.е. еднаква цена за работно място няма, поне за мащабите на бизнеса в България. При увеличаване на работните места цената на локалното решение пада, а още по-бързо при терминалното решение.

Обяснението на резултата е следното – при конвенционалния вариант увеличаването на броя работни места не променят драстично изискванията към основния и единствен сървър, защото натоварването с клиентските приложения се поема от работните станции. Това важи и за основния сървър при терминално решение, като по-голямото спестяване идва от използването на терминален сървър. Липсата на първоначални инвестици безапелационно поставя на пиедестал решението софтуер като услуга високо над класическия модел с дебел клиент. Огромната разлика се постига от доставчика поради икономия от мащаба. Избора на SaaS изисква предварителен анализ на текущите нужди и внимателно планиране на бъдещите.

Предимствата и недостатъците

Очевидно е, че можем да направим серизно спестяване при първоначалното стартиране на нова фирма. Този модел на работа придобива растяща популярност не само сред новосъздадените компании, като нашия пример „ТЕСТ” ООД . Защо?
Всяко ново приложение покрива нововъзникнала нужда. Дори големите компании, които вече са направили инвестициите за хардуер, софтуер, собствени ИТ отдели преценят, че заради новото приложение ще трябва да отделят ресурси за имплементация и поддръжка.

При SaaS освен наема има разход за обучение на потербителите, който присъства и в класическия модел на работа. Компанията може да поеме пълен контрол над разходите – плаща наем за толкова потребители, колкото имат нужда в момента. При сезонните или проектните бизнеси това води до значителни икономии. Добър положителен ефект се появява във финасовия резултат при използване в компании с разпръсната териториално структура. Това е обусловено от липсата на разходи при пускане на ново работно място. Дори може да не е ново работно място в офиса - това може да става от вкъщи, от офиси на клиенти или от произволна точка с интернет достъп. Аналогично на терминалните решения това е виртуален офис, без да сме зависими от крайните устройства с които ще осъществяваме достъпа.
Важен елемент от цената за притежание е, че редуцираме разходи за транспорт, поддържане на работно място, офисна площ и най-важното – оставяме повече време на служителите да се занимават със задачите, които са обект на тяхната експертиза.

Търсенето на баланс

Оказва се, че това е идеалното решение за новите компании тръгващи от нулата. Техните инвеститори могат да насочат повече финасов капитал и повече човешки ресурси към основната дейност на съотвентия бизнес. Възвръщаемостта от инвестициите се трансформира в липсата на инвестиции в странични дейности. Трудно е да се каже, докога ще бъде полезен този модел на работа в различните случаи – имам предвид растежа на бизнеса. Точния анализ за развитието на компанията ще ни покаже, колко бихме могли да спестим в рамките на няколко години. Не трябва да се пренебрегват и специфичните нужди, които нарастват с разрастване на стартиралия бизнес, а централизирания модел на работа при SaaS не е особено гъвкав. Очертава се целевата група от потребители използващи изцяло този модел да бъдат малки компании и представители на свободните професии. Големите компании, могат да ползват частично софтуера като услуга на фона на цялата им ИТ инфраструктура. При сравнението с ИТ аутсорсинга (ИТ отдел извън компанията) виждаме доста сходства. Свободните професии и току що създадените фирми ползват ИТ услуги до поискване. Основно малки фирми, но преминали през първите една две години от развитието си се насочват към аутсорсинг на ИТ услуги. След преминаване на критичната маса от брой служители времето за реакция изисква ИТ персонал на място. Отново може да бъде аутсорснат чрез лизинг на персонал или може да бъде нает на заплата от клиента. Тази бариера е около 70 работни места. Обикновенно познанията на локалния ИТ персонал са базови и целта е да се справи с основните проблеми. По-задълбочена ИТ експертиза се използва отново до поискване. Над 200 работни места започва да е оправдано да има няколко тясно профилирани ИТ специалиста. Тези компании също използват SaaS, но като част от цялата инфраструктура и обикновено е направено немалко по интеграцията със съществуващите ИТ системи.

Обобщено това е начинът по който малките фирми могат да ползват софтуер с функционалност аналогична на софтуера закупен от големите компании. Наред с реализираните икономии и новите възможности за виртуализиране на офиса тази технология се превръща в предимство пред конкурентите и дори изравнява шансовете на малките с големите играчи в пренаселения глобален пазар. Цената на лицензиране, поддръжката, развоя и съпътстващите разходи на класическия модел създаваха ограничения и правеха достъпа до качествен софтуер забранена зона за малкия бизнес. Поне доскоро. Сега малкия бизнес има почти всички шансове да работи, като големите и да стане голям. Все пак загърбихме индустриалната ера и традиционните модели на правене на бизнес.

P.S. За тези които не са разбрали още – „Добре дошли” в информационната ера.

ИТ аутсорсингът в България

Използване на ИТ аутсорсинг – предаване на функция на специализирана компания, свързана с използването на Информационни технологии се превръща в стандартен модел на работа за много български фирми. Всеки ден се появяват все повече компании предлагащи такива услуги, което спомага за редуцирането на техните цени и повишаване на качеството. В световен мащаб, по данни на IDC (International Data Corporation), аутсорсинг в областта на ИТ използват повече от 70% от бизнеса.

Необходим ли е аутсорсингът?
Не всички отдели от една компания носят приходи, но всеки един от тях носи разходи на финансови средства - в най-добрия случай работната заплата на екипа. Така погледнато, можем да разделим доходоносните отдели (в случайте при превишение на приходите над разходите) и спомагателни отдели, които не носят приходи, но са необходими за поддръжка на работата на организацията. Потенциално приходните отдели ще назовем приходен център, а спомагателните – разходен център. Към разходните центрове традиционно се отнасят: административно-стопанския отдел, охраната, маркетинговия отдел, ИТ отдел. Към приходните центрове обикновено се отнасят: отдел продажби, производство или оказване на професионални услуги.
Ако формирането на приходните центрове, като правило, се определя от мисията и виждането за бизнес на съответната компания, то разходните центрове обикновено се създават поради необходимост.
Въобще е трудно да си представим мисия формирана по следния начин: „Да станем дистрибуторска компания номер едно с блестящ отдел охрана”.

Всъщност произволна фирма, стремяща се да заеме лидерски позиции на пазара не би й попречил първокласен отдел по сигурността.
Приходните центрове носят пари, затова и изнасянето им извън компанията противоречи на здравия разум. В този ред на мисли, повечето компании извеждат на аутсорсинг функциите на разходните центрове при условие, че това ще позволи не само да се съкратят разходите на даден отдел, но и да се запазят на необходимото ниво или дори да се подобрят ключовите показатели за ефективност. За ИТ аутсорсинга към такива показатели могат да се отнесат:
- Качество на извършената работа;
- Оперативност при изпълнението;
- Осигуряване необходимото ниво на информационната безопасност.
Възможни са и други показатели, зависещи от конкретния бизнес.

Предпоставки за успешна работа
Много компании се страхуват да прибегнат до ИТ аутсорсинг, защото в този случай друга страна придобива достъп до тяхната информация. Обикновено не се обръща внимание на факта, че щатните системни администратори също имат такъв достъп и могат да четат електронната поща на потребителите например. Да се защитят конфиденциалните данни е постижимо с политика по информационна безопасност, стига служителите на компанията достатъчно стриктно да я изпълняват. Казано иначе, тези, които ще използват ИТ аутсорсинг, ще им се наложи да преосмислят мерките за информационна безопасност и обезпечат контрола по изпълнението им.


Преимущества
Квалификацията на специалистите в аутсорсинговата компания обикновено е по-високо, отколкото на щатните специалисти. При несъответствия на резултатите за изпълнената работа по очакванията за възложителя, стига да не е уговорено друго, аутсорсинговата компания е длъжна да поправи пропуските за своя сметка. Ако заданието се изпълнява от щатни служители, то отстраняването на грешките ще донесе допълнителни трудочасове, влечащи след себе си непланирани разходи. ИТ аутсорсинга позволява да се гарантира качеството на извършените работи при фиксирани разходи, а също и да се редуцират някои задачи при управление на ИТ персонала, в частност проблема с неговата мотивация. Висококвалифицираните кадри имат необходимост не само от достойна компенсация, но и възможност за професионален и кариерен ръст, чиито работодатели не винаги имат възможността да удовлетворят. Аутсорсинговите компании встъпват в ролята на ковачница на кадри, като своевремено повишават квалификацията на служителите и им предоставят възможност за професионален ръст. До това се стига благодарение на разнообразните задачи в обслужваните компании. Специалистите работещи в аутсорсингови фирми, обикновено минават специално обучение, което позволява на клиента да спести пари и време за да праща на тренинги и сертификации щатни служители, а използва наготово услугите на истински професионалисти. Аналогично в случай на уволнение, болест или отпуск на такъв служител, стига да не е уговорено друго в договора, аутсорсинговата компания подменя този специалист с друг при същата квалификация. Ето защо прибягвайки до ИТ аутсорсинг, може при минимален щат да се изпълняват мащабни ИТ проекти, привличайки специалисти с необходимата квалификация. Съкращаването на щата, пък от своя страна, позволява да се сведе до минимум разходите за персонала.


Изгоден ли е ИТ аутсорсинга?
Ако използването на ИТ аутсорсинга е възможно, то следващата крачка ще бъде оценка на разхода. Необходимо е да се поясни, дали действително в дадената ситуация услугите от външната компания ще излязат по-евтино, отколкото труда на щатните служители. Представената формула позволява да се сравни разход на собствения служител и външния изпълнител за една и съща работа:
D=X*(Z+K)/T - A,
където: X - предполагаема разход на служителя в часове;
Z - параметър - месечна заплата;
K - параметър - косвени разходи за служителя на месец (социален пакет, обезпечаване на работното място и т.н.);
T - количество работни часове на месец (обикновено - 176);
A – цена за услугата от аутсорсинговата компания.
Следователно, D се явява разлика и ако тя е положителна, то по-изгодно е да се прибегне до услуги на аутсорсингова компания, вместо да се работи само със собствени сили.
Ако на аутсорсинг се отделят не части, а целия обем от работа на щатния служител, например системния администратор, то сметката значително се усложнява. Необходимо е да се увеличат разходите за обучение, търсене на персонал в съответствие с текучеството на кадрите, заплащане на болнични и отпуски и т. н. Най-точния метод за сравнение се явява разхода за ИТ отдел за година със стойността на годишния договор с аутсорсинговата компания.
Има фактор, който е много сложно да участва в разчетите, но е необходимо да се има в предвид: постояното присътствие на специалисти (независимо от болест, отпуск и уволнение), способни оперативно да отстранят срив във ИТ инфраструктурата, помага да се избегне престой в бизнеса на компанията. Точно това обстоятелство склонява много предприемачи и мениджъри към подписване на договор за ИТ аутсорсинг. Трябва да се отбележи, че редуцирането на разходите винаги се явява мощен инструмент за повишаване на рентабилността, а ИТ аутсорсинга дава възможност не само да се намалят разходите, но и да се използват в бизнеса най-новите мениджърски и информационни технологии, което пък от своя страна позволява на малкия бизнес да решава по-мащабни задачи и проблеми и успешно да се развива.

Поглед в практиката
Компания N с оборот 10 милиона лева за година има локална мрежа от 20 компютъра, един или два сървъра и мини АТС с 20 телефона. За поддръжка на дадената инфраструктура обикновено се наема един щатен служител, способен да отстранява възникналите проблеми в компютърната и телефонна мрежа.
Да предположим, че престой в режим на неработоспособност неотстранен в продължение на 8 часа, донася загуби в размер на 10% от дневния оборот, т. е. 4 хиляди лева. Сериозните проблеми (вирусни, хакерски атаки и т.н.) са способни да доведат до сериозни загуби и пропуснати ползи, като например престой на бизнеса, кражба и/или загуба на информация.
Заплатата на системния администратор с необходимата квалификация е около 1000 лева. Плановата натовареност на дадения специалист се оценя на 30% от работното време. Аутсорсинговата компания при сключване на договор за една година с ежемесечен абонамент 1000 лева е готова да предложи присътствие на специалист в офиса на клиента в течение на 3 часа дневно и 4 предплатени идвания с възможност за заплащане на допълнителни посещения при необходимост. Това напълно удовлетворява нуждите на компания N за обслужване на инфраструктурата й.
Нека да изясним целесъобразността на ИТ аутсорсинга за дадената фирма. Основната заплата на системния администратор е 1000 лева. Косвените разходи (социални осигуравки, плащания за болнични и отпуски, наем да допълнителен сътрудник по време на отпуск или болест на щатния) - още 500 лева на месец. За една година D=12*(1000+500)-12000=6000 лева. Това е възможната икономия за една година.
От това следва, че за компания N е по изгодно да сключи договор с външна фирма отколкото да поддържа щатен специалист.

Коментар на пазара в момента

Оставяйки настрана многото статии и анализи, посветени на темата за ИТ аутсорсинга, констатацията е, че в България този бранш е още в зародишна форма. Обръщайки се към произволен системен интегратор, фирма – разработчик на приложен софтуер, консултант или асемблатор, ще откриете, че всеки от тях оказва услуги в областта на ИТ аутсорсинга. Но дали тази дейност е основна за организацията доставчик? Не! На българския пазар липсват компании, за които ИТ аутсорсинга би бил основен бизнес и които да могат не само да дадат тон, но и да установят правилата на играта. Това означава в частност, че схемата на взаимодействие между възложителя и изпълнителя в зададената рамка от дадени видове услуги може да се разбира по различен начин. Например, някои големи български компании създават ИТ отдел и го отделят в самостоятелно юридическо лице. Сред средните фирми, които могат да си позволят ИТ отдел или ИТ специалист с голяма популярност се ползва следната схема: наема помещение в някакъв бизнес център, прекарва интернет достъп и други комуникации и за да си върне бързо вложенията, започва да предлага услугите на своите ИТ специалисти на други фирми – обикновено разположени в съседство. Важно е да се прави разлика между услугата аутсорсинг и ИТ специалисти; последните могат да се нарекат също така аутстаффинг (оutstaffing). Тези модели се използват, както независимо един от друг, така и в смесен вариант. Към ИТ аутсорсинг се прибягва не само за редуциране на разходите за издръжка. Необходимо е да се отчита цялата съвкупност от условия, в това число качеството на предлаганите услуги, времевите и мениджмънт факторите. За явна финансова изгода може да се говори, когато бизнесът е стабилен и компанията повишава ефективността на дейността си за сметка на редуциране на вътрешните разходи. Ако фирмата расте по обем или професионално, то обикновено става въпрос за повишаване качеството на ИТ услугите и икономия на времето за развитие на информационната среда на компанията. За мениджъра е много важно да приложи отговорностите за резултатите на ИТ дейностите на конкретен изпълнител, за да гарантира качеството и постоянната поддръжка на предоставяните услуги, като освободеното време да задели за решаване на проблемите за развитие на бизнеса. В близко бъдеще следва да се очаква появяване на дъщерни компании на ИТ аутсорсващи фирми, изникващи от системни интегратори, както преди няколко години беше с отделите за разработка на приложен софтуер. Някой от тези компани станаха сериозни играчи не само българския, но и на международния пазар.