Или как да изнесем ИТ-инфраструктурата от нашата компания
Software as a Service – Софтуер като услуга
С развитието на Уеб 2.0 технологиите ставаме свидетели на изнасяне на част от дейноста на фирмите в интернет пространството - основно документооборота и инструментите за съвместна работа. Макар плахо, с голяма доза недоверие в нашата страна се даде старт на използването им от бизнес средите. При този подход на работа можем да реализираме аутсорсинг на цялата инфраструктура и поддръжка. Бизнес резултата е впечатляващ! Логично е при безплатните услуги на Гугъл да е така.
Този стил на работа се бори с недоверието при предоставяне на фирмената информация на външни лица, по абсолютно същия начин, по който го прави външната фирма предоставяща аутсорсинг по поддръжката. Интересно е, че вътрешнофирмените отдели се възприемат, като „сигурни”, а те също са хора със същите човешки качества, като останалите. Всеки от ИТ поддръжката има потенциален достъп до важната информация за фирмата.
Най-елементарния пример за ползване на такава информация е проверката на нивото на заплатите от ИТ специалиста. Дали трябва всеки да знае точното заплащане на колегите си е друга тема излизаща извън сферата на този пост, но тази „справка” дава картина на този служител. Той може да прецени дали да се „бори” още в тази фирма или да напусне, ако прецени, че нивото на заплащане при неговия работодател е ниско и няма изгледи той да получи желаното повишение.
С този пример, изравнявам възможността от компрометиране на вътрешнофирмената информация при трите възможни случая(вътрешнофирмен ИТ отдел, аутсорснат ИТ отдел, аутсорсинг на цялата ИТ инфраструктура, като оставям настрана трети лица, като хакерите.
Това постепенно се отчита от инвеститорите и мениджърите, като в крайна сметка довежда до изравняване на параметрите за сравнение. Какво предизвиква това внимание към аутсорсинг не само на поддръжката? Кой ползва днес подобни услуги?
Нека разгледаме първо какво печелим от изнасяне на ИТ извън нашата дейност.
Редуциране на ИТ разходи от:
- придобиване, експлоатация и поддръжка на хардуер;
- придобиване, управление на лицензи и поддръжка на софтуер;
- изнасяне на дейността по сигурността;
- създаване на ново работно място;
- възможност да се работи извън офиса (по-малък или липса на физически офис);
- възможност разходите да следят текущия брой работни места – плаща се за толкова работни места за колкото има нужда в момента.
А сега и минусите на SaaS модела на работа:
- задължителна интернет свързаност. Ако връзката ни отпадне, не можем да продължим работа.
- използване на софтуера такъв, какъвто е. Няма големи възможности за персонализация.
Какво е “уеб базирано решение”?
Добър пример за уеб решение е SalesForce.com. Това е система за управление отношенията с клиенти CRM. Заложили са на модела SaaS (софтуер като услуга). Особеното при нея е, че клиентите не инсталират нищо на собствените си компютри. Единственото условие за да ползват услугата е да имат интернет достъп и браузър (допълнителното условие е да са си платили абонамента). На сървърите на доставчика или трето лице ASP (Application Service Provider) е инсталиран целия системен софтуер и приложенията. При големите инсталации се използват клъстери от няколко центъра за данни за разпределяне на натоварването и осигуряване непрекъсваемост на услугата при евентуални проблеми. Отделно има системи за архивиране на данните, за контрол и управление на сигурността. Решени са въпросите с енергийната независимост, физическата сигурност, климатизацията. При концентрация на много техника на едно място се постига икономия от мащаба. Това от своя страна сваля себестойността и предполага ниски цени. Предвид модела – услуга, а не продукт, клиента заплаща само наем за определен период. Не са нужни първоначални инвестиции, освен устройство с интернет браузър. Няма нужда от допълнителни средства за обновяване на приложенията – просто това е включено в цената на наема. Няма прекъсване на работата поради рутинни дейности, а прекъсванията вследствие аврия са сведени до минимум. При доставчика се намират потребителските профили и данни. Устройствата на клиентите могат да бъдат почти всичко, което има браузър и може да визуализира достатъчно информация на своя екран с оглед ергономичност. Обмена на данни се осъществява посредством Internet, който по дефиниция е несигурна среда. Проблема е решен с криптиране на връзката, но поради малкия обем трансферирана информация това не се отразява сериозно на бързодействието в негативна посока.
Как работи потребителя?
Изисква се стандартна регистрация и след въвеждане на данни за идентификация на екрана, той вижда своя уеббазиран работен плот и своите инструменти и няма значение от какъв вид крайно устройство се използва системата. Работата през уеб интерфейс на което и да е приложение не се различава много от тази в интерфейса на „дебел клиент” (това е клиентската част от софтуера при модела клиент-сървър) инсталиран на работна станция. Разликата е, че при SaaS всичко се случва на сървъра. Няма инсталация на локалната машина, нито данни. Това отвързва ръцете на мобилните потребители – те имат достъп до своите приложения и данни навсякъде и по всяко време. Общата платформа създава условия за съвместна работа по групи с централизиран склад на данните и достъп до най-актуалната информация в реално време.
Стойността
Повечето доставчици на софтуер като услуга са изложили като аргумент за избор в тяхна полза решение, което не изисква първоначална инвестиция, поддръжка, допълнителни разходи за обновяване и осигуряване на вездесъщата мобилност. Ако трябва да направим директно сравнение между уеббазирания модел и покупката на стандартен софтуер то равносметката е следната:
Software as a Service – Софтуер като услуга
С развитието на Уеб 2.0 технологиите ставаме свидетели на изнасяне на част от дейноста на фирмите в интернет пространството - основно документооборота и инструментите за съвместна работа. Макар плахо, с голяма доза недоверие в нашата страна се даде старт на използването им от бизнес средите. При този подход на работа можем да реализираме аутсорсинг на цялата инфраструктура и поддръжка. Бизнес резултата е впечатляващ! Логично е при безплатните услуги на Гугъл да е така.
Този стил на работа се бори с недоверието при предоставяне на фирмената информация на външни лица, по абсолютно същия начин, по който го прави външната фирма предоставяща аутсорсинг по поддръжката. Интересно е, че вътрешнофирмените отдели се възприемат, като „сигурни”, а те също са хора със същите човешки качества, като останалите. Всеки от ИТ поддръжката има потенциален достъп до важната информация за фирмата.
Най-елементарния пример за ползване на такава информация е проверката на нивото на заплатите от ИТ специалиста. Дали трябва всеки да знае точното заплащане на колегите си е друга тема излизаща извън сферата на този пост, но тази „справка” дава картина на този служител. Той може да прецени дали да се „бори” още в тази фирма или да напусне, ако прецени, че нивото на заплащане при неговия работодател е ниско и няма изгледи той да получи желаното повишение.
С този пример, изравнявам възможността от компрометиране на вътрешнофирмената информация при трите възможни случая(вътрешнофирмен ИТ отдел, аутсорснат ИТ отдел, аутсорсинг на цялата ИТ инфраструктура, като оставям настрана трети лица, като хакерите.
Това постепенно се отчита от инвеститорите и мениджърите, като в крайна сметка довежда до изравняване на параметрите за сравнение. Какво предизвиква това внимание към аутсорсинг не само на поддръжката? Кой ползва днес подобни услуги?
Нека разгледаме първо какво печелим от изнасяне на ИТ извън нашата дейност.
Редуциране на ИТ разходи от:
- придобиване, експлоатация и поддръжка на хардуер;
- придобиване, управление на лицензи и поддръжка на софтуер;
- изнасяне на дейността по сигурността;
- създаване на ново работно място;
- възможност да се работи извън офиса (по-малък или липса на физически офис);
- възможност разходите да следят текущия брой работни места – плаща се за толкова работни места за колкото има нужда в момента.
А сега и минусите на SaaS модела на работа:
- задължителна интернет свързаност. Ако връзката ни отпадне, не можем да продължим работа.
- използване на софтуера такъв, какъвто е. Няма големи възможности за персонализация.
Какво е “уеб базирано решение”?
Добър пример за уеб решение е SalesForce.com. Това е система за управление отношенията с клиенти CRM. Заложили са на модела SaaS (софтуер като услуга). Особеното при нея е, че клиентите не инсталират нищо на собствените си компютри. Единственото условие за да ползват услугата е да имат интернет достъп и браузър (допълнителното условие е да са си платили абонамента). На сървърите на доставчика или трето лице ASP (Application Service Provider) е инсталиран целия системен софтуер и приложенията. При големите инсталации се използват клъстери от няколко центъра за данни за разпределяне на натоварването и осигуряване непрекъсваемост на услугата при евентуални проблеми. Отделно има системи за архивиране на данните, за контрол и управление на сигурността. Решени са въпросите с енергийната независимост, физическата сигурност, климатизацията. При концентрация на много техника на едно място се постига икономия от мащаба. Това от своя страна сваля себестойността и предполага ниски цени. Предвид модела – услуга, а не продукт, клиента заплаща само наем за определен период. Не са нужни първоначални инвестиции, освен устройство с интернет браузър. Няма нужда от допълнителни средства за обновяване на приложенията – просто това е включено в цената на наема. Няма прекъсване на работата поради рутинни дейности, а прекъсванията вследствие аврия са сведени до минимум. При доставчика се намират потребителските профили и данни. Устройствата на клиентите могат да бъдат почти всичко, което има браузър и може да визуализира достатъчно информация на своя екран с оглед ергономичност. Обмена на данни се осъществява посредством Internet, който по дефиниция е несигурна среда. Проблема е решен с криптиране на връзката, но поради малкия обем трансферирана информация това не се отразява сериозно на бързодействието в негативна посока.
Как работи потребителя?
Изисква се стандартна регистрация и след въвеждане на данни за идентификация на екрана, той вижда своя уеббазиран работен плот и своите инструменти и няма значение от какъв вид крайно устройство се използва системата. Работата през уеб интерфейс на което и да е приложение не се различава много от тази в интерфейса на „дебел клиент” (това е клиентската част от софтуера при модела клиент-сървър) инсталиран на работна станция. Разликата е, че при SaaS всичко се случва на сървъра. Няма инсталация на локалната машина, нито данни. Това отвързва ръцете на мобилните потребители – те имат достъп до своите приложения и данни навсякъде и по всяко време. Общата платформа създава условия за съвместна работа по групи с централизиран склад на данните и достъп до най-актуалната информация в реално време.
Стойността
Повечето доставчици на софтуер като услуга са изложили като аргумент за избор в тяхна полза решение, което не изисква първоначална инвестиция, поддръжка, допълнителни разходи за обновяване и осигуряване на вездесъщата мобилност. Ако трябва да направим директно сравнение между уеббазирания модел и покупката на стандартен софтуер то равносметката е следната:
- бързо остаряващия хардуер се подменя от доставчика на услугата, а клиента може да използва много старо крайно устройство за свързване поради необходимоста само от браузър;
- липсата на сървъри предполага липса на сървърно помещение, а това означава по-малко офисно пространство за което да се плаща наем, редуциране на сметките за електроенергия от сървъри и климатизация;
- минимални или без разходи за системно администриране на крайните устройства;
– всички потребителски данни и настройки са при доставчика;
- автоматично архивиране на фирмените данни отново при доставчика;
- високо ниво на сигурност на данните (например клиенти доверили се на SalesForce.com са AMD, Yamaha, Toyota, Cisco, F5, Dell, Motorola и много други известни имена – общо около 44000 клиента);
- по-малко време за пускане на нов потребител;
- по-бързо възстановяване на работата при отказ на крайно устройство (всъщност това е единственото устройство при клиента).
За да стигнем до правилен анализ трябва да се определят ползите от въвеждането на SaaS решението и да изчислим TCO (Total Cost of Ownership) - общите разходи за собственост за няколко години напред. Тук е добре да добавим и ROI (Return of Investment) – възвръщане от направената инвестиция. Нека разгледаме следния пример за да докажем тезата. Изчисляване на първоначалните разходи за закупуване на хардуер и софтуер и създаване на 15 работни места във вариант конвенционален компютър.
В класическия случай при изграждане на ИТ инфраструктурата, ние ще трябва да предвидим:
- хардуер – сървър, работни станции, у-ва за архивиране;
- софтуер – операционни системи, приложен софтуер, антивирусен софтуер и т.н.;
- сървърно помещение с условията необходими вътре – непрекъсваемо токозахранващо устройство, климатизация.
- хардуер – сървър, работни станции, у-ва за архивиране;
- софтуер – операционни системи, приложен софтуер, антивирусен софтуер и т.н.;
- сървърно помещение с условията необходими вътре – непрекъсваемо токозахранващо устройство, климатизация.
При SaaS модела се изисква:
- хардуер – произволно крайно устройство, което може и да не бъде собственост на клиента, поради факта, че на него няма данни, т.е. може да се използва дори компютър от интернет кафе;
- софтуер – произволна операционна система с уеб браузър
Директното сравняване на цената за първоначално придобиване и разходите за собственост/наем показват сериозна разлика в полза на софтуера като услуга.
Очевидно е, че стойността на първоначалната инвестиции във втория случай е по-ниска. Дори пада още, ако операционната система на крайните устройства е свободна версия на Linux. Голямо значение има използвания софтуер и включените функционалности.
Нека разгледаме следния пример с нашата новосъздадена фирма „ТЕСТ”ООД , която има 15 служители.
Общи нужди:
1.Всички имат нужда да използват електронна поща – това е вече стандарт за комуникация в бизнеса.
2.Мениджъра трябва да синхронизира действията на служителите. Общ календар, задачи и проекти.
3.Повечето служители имат нужда от основни функционалности при документообработката - създаване,споделяне, редакция и съхранение на документи и таблици.
Google Apps предлага всичко това. На всичкото отгоре безплатно. Разбира се говорим за базовата функционалност. Дори и да разгледаме платения вариант, който струва по 50 USD за потребител на година, разликата отново ще бъде в полза на софтуера като услуга. Отношението е 1/10 за абонамента. Подобно изчисление за 75 работни места, ни дава по-слаб резултат – отношение 1/8,8 за работно място. Пресечна точка между двата варианта т.е. еднаква цена за работно място няма, поне за мащабите на бизнеса в България. При увеличаване на работните места цената на локалното решение пада, а още по-бързо при терминалното решение.
- хардуер – произволно крайно устройство, което може и да не бъде собственост на клиента, поради факта, че на него няма данни, т.е. може да се използва дори компютър от интернет кафе;
- софтуер – произволна операционна система с уеб браузър
Директното сравняване на цената за първоначално придобиване и разходите за собственост/наем показват сериозна разлика в полза на софтуера като услуга.
Очевидно е, че стойността на първоначалната инвестиции във втория случай е по-ниска. Дори пада още, ако операционната система на крайните устройства е свободна версия на Linux. Голямо значение има използвания софтуер и включените функционалности.
Нека разгледаме следния пример с нашата новосъздадена фирма „ТЕСТ”ООД , която има 15 служители.
Общи нужди:
1.Всички имат нужда да използват електронна поща – това е вече стандарт за комуникация в бизнеса.
2.Мениджъра трябва да синхронизира действията на служителите. Общ календар, задачи и проекти.
3.Повечето служители имат нужда от основни функционалности при документообработката - създаване,споделяне, редакция и съхранение на документи и таблици.
Google Apps предлага всичко това. На всичкото отгоре безплатно. Разбира се говорим за базовата функционалност. Дори и да разгледаме платения вариант, който струва по 50 USD за потребител на година, разликата отново ще бъде в полза на софтуера като услуга. Отношението е 1/10 за абонамента. Подобно изчисление за 75 работни места, ни дава по-слаб резултат – отношение 1/8,8 за работно място. Пресечна точка между двата варианта т.е. еднаква цена за работно място няма, поне за мащабите на бизнеса в България. При увеличаване на работните места цената на локалното решение пада, а още по-бързо при терминалното решение.
Обяснението на резултата е следното – при конвенционалния вариант увеличаването на броя работни места не променят драстично изискванията към основния и единствен сървър, защото натоварването с клиентските приложения се поема от работните станции. Това важи и за основния сървър при терминално решение, като по-голямото спестяване идва от използването на терминален сървър. Липсата на първоначални инвестици безапелационно поставя на пиедестал решението софтуер като услуга високо над класическия модел с дебел клиент. Огромната разлика се постига от доставчика поради икономия от мащаба. Избора на SaaS изисква предварителен анализ на текущите нужди и внимателно планиране на бъдещите.
Предимствата и недостатъците
Очевидно е, че можем да направим серизно спестяване при първоначалното стартиране на нова фирма. Този модел на работа придобива растяща популярност не само сред новосъздадените компании, като нашия пример „ТЕСТ” ООД . Защо?
Всяко ново приложение покрива нововъзникнала нужда. Дори големите компании, които вече са направили инвестициите за хардуер, софтуер, собствени ИТ отдели преценят, че заради новото приложение ще трябва да отделят ресурси за имплементация и поддръжка.
Предимствата и недостатъците
Очевидно е, че можем да направим серизно спестяване при първоначалното стартиране на нова фирма. Този модел на работа придобива растяща популярност не само сред новосъздадените компании, като нашия пример „ТЕСТ” ООД . Защо?
Всяко ново приложение покрива нововъзникнала нужда. Дори големите компании, които вече са направили инвестициите за хардуер, софтуер, собствени ИТ отдели преценят, че заради новото приложение ще трябва да отделят ресурси за имплементация и поддръжка.
При SaaS освен наема има разход за обучение на потербителите, който присъства и в класическия модел на работа. Компанията може да поеме пълен контрол над разходите – плаща наем за толкова потребители, колкото имат нужда в момента. При сезонните или проектните бизнеси това води до значителни икономии. Добър положителен ефект се появява във финасовия резултат при използване в компании с разпръсната териториално структура. Това е обусловено от липсата на разходи при пускане на ново работно място. Дори може да не е ново работно място в офиса - това може да става от вкъщи, от офиси на клиенти или от произволна точка с интернет достъп. Аналогично на терминалните решения това е виртуален офис, без да сме зависими от крайните устройства с които ще осъществяваме достъпа.
Важен елемент от цената за притежание е, че редуцираме разходи за транспорт, поддържане на работно място, офисна площ и най-важното – оставяме повече време на служителите да се занимават със задачите, които са обект на тяхната експертиза.
Търсенето на баланс
Оказва се, че това е идеалното решение за новите компании тръгващи от нулата. Техните инвеститори могат да насочат повече финасов капитал и повече човешки ресурси към основната дейност на съотвентия бизнес. Възвръщаемостта от инвестициите се трансформира в липсата на инвестиции в странични дейности. Трудно е да се каже, докога ще бъде полезен този модел на работа в различните случаи – имам предвид растежа на бизнеса. Точния анализ за развитието на компанията ще ни покаже, колко бихме могли да спестим в рамките на няколко години. Не трябва да се пренебрегват и специфичните нужди, които нарастват с разрастване на стартиралия бизнес, а централизирания модел на работа при SaaS не е особено гъвкав. Очертава се целевата група от потребители използващи изцяло този модел да бъдат малки компании и представители на свободните професии. Големите компании, могат да ползват частично софтуера като услуга на фона на цялата им ИТ инфраструктура. При сравнението с ИТ аутсорсинга (ИТ отдел извън компанията) виждаме доста сходства. Свободните професии и току що създадените фирми ползват ИТ услуги до поискване. Основно малки фирми, но преминали през първите една две години от развитието си се насочват към аутсорсинг на ИТ услуги. След преминаване на критичната маса от брой служители времето за реакция изисква ИТ персонал на място. Отново може да бъде аутсорснат чрез лизинг на персонал или може да бъде нает на заплата от клиента. Тази бариера е около 70 работни места. Обикновенно познанията на локалния ИТ персонал са базови и целта е да се справи с основните проблеми. По-задълбочена ИТ експертиза се използва отново до поискване. Над 200 работни места започва да е оправдано да има няколко тясно профилирани ИТ специалиста. Тези компании също използват SaaS, но като част от цялата инфраструктура и обикновено е направено немалко по интеграцията със съществуващите ИТ системи.
Обобщено това е начинът по който малките фирми могат да ползват софтуер с функционалност аналогична на софтуера закупен от големите компании. Наред с реализираните икономии и новите възможности за виртуализиране на офиса тази технология се превръща в предимство пред конкурентите и дори изравнява шансовете на малките с големите играчи в пренаселения глобален пазар. Цената на лицензиране, поддръжката, развоя и съпътстващите разходи на класическия модел създаваха ограничения и правеха достъпа до качествен софтуер забранена зона за малкия бизнес. Поне доскоро. Сега малкия бизнес има почти всички шансове да работи, като големите и да стане голям. Все пак загърбихме индустриалната ера и традиционните модели на правене на бизнес.
P.S. За тези които не са разбрали още – „Добре дошли” в информационната ера.
Важен елемент от цената за притежание е, че редуцираме разходи за транспорт, поддържане на работно място, офисна площ и най-важното – оставяме повече време на служителите да се занимават със задачите, които са обект на тяхната експертиза.
Търсенето на баланс
Оказва се, че това е идеалното решение за новите компании тръгващи от нулата. Техните инвеститори могат да насочат повече финасов капитал и повече човешки ресурси към основната дейност на съотвентия бизнес. Възвръщаемостта от инвестициите се трансформира в липсата на инвестиции в странични дейности. Трудно е да се каже, докога ще бъде полезен този модел на работа в различните случаи – имам предвид растежа на бизнеса. Точния анализ за развитието на компанията ще ни покаже, колко бихме могли да спестим в рамките на няколко години. Не трябва да се пренебрегват и специфичните нужди, които нарастват с разрастване на стартиралия бизнес, а централизирания модел на работа при SaaS не е особено гъвкав. Очертава се целевата група от потребители използващи изцяло този модел да бъдат малки компании и представители на свободните професии. Големите компании, могат да ползват частично софтуера като услуга на фона на цялата им ИТ инфраструктура. При сравнението с ИТ аутсорсинга (ИТ отдел извън компанията) виждаме доста сходства. Свободните професии и току що създадените фирми ползват ИТ услуги до поискване. Основно малки фирми, но преминали през първите една две години от развитието си се насочват към аутсорсинг на ИТ услуги. След преминаване на критичната маса от брой служители времето за реакция изисква ИТ персонал на място. Отново може да бъде аутсорснат чрез лизинг на персонал или може да бъде нает на заплата от клиента. Тази бариера е около 70 работни места. Обикновенно познанията на локалния ИТ персонал са базови и целта е да се справи с основните проблеми. По-задълбочена ИТ експертиза се използва отново до поискване. Над 200 работни места започва да е оправдано да има няколко тясно профилирани ИТ специалиста. Тези компании също използват SaaS, но като част от цялата инфраструктура и обикновено е направено немалко по интеграцията със съществуващите ИТ системи.
Обобщено това е начинът по който малките фирми могат да ползват софтуер с функционалност аналогична на софтуера закупен от големите компании. Наред с реализираните икономии и новите възможности за виртуализиране на офиса тази технология се превръща в предимство пред конкурентите и дори изравнява шансовете на малките с големите играчи в пренаселения глобален пазар. Цената на лицензиране, поддръжката, развоя и съпътстващите разходи на класическия модел създаваха ограничения и правеха достъпа до качествен софтуер забранена зона за малкия бизнес. Поне доскоро. Сега малкия бизнес има почти всички шансове да работи, като големите и да стане голям. Все пак загърбихме индустриалната ера и традиционните модели на правене на бизнес.
P.S. За тези които не са разбрали още – „Добре дошли” в информационната ера.
Здравейте!
ReplyDeleteА вие само google apps ли ползвате като saas? Решения за онлайн комуникация, поддръжка....
Таблиците с ROI са чудесен пример за това какво е предимството на подобен тип решения.
Относно минусите на SaaS...все пак живеем в 21 век....и интернета е задължение и необходимост...., а повечето такива решения могат да се кастамизират - Salesforce например...е чудесен пример...не знам дали сте работил ис него, но може да добавяте и променяте доста неща...
@ Лидия
ReplyDeleteСравнение с моите клиенти, аз ползвам само върха на айсберга. Наистина много малка част от SaaS предложенията. Убеден съм, че съм лош пример за потребител за разлика от внедряване, поддръжка и миграция. Напълно съм съгласен с Вас, че има богати възможности за персонализиране, но предвид централизирания модел рамката не е толкова голяма сравнено с локалния софтуер.