ИТ аутсорсингът в България

Използване на ИТ аутсорсинг – предаване на функция на специализирана компания, свързана с използването на Информационни технологии се превръща в стандартен модел на работа за много български фирми. Всеки ден се появяват все повече компании предлагащи такива услуги, което спомага за редуцирането на техните цени и повишаване на качеството. В световен мащаб, по данни на IDC (International Data Corporation), аутсорсинг в областта на ИТ използват повече от 70% от бизнеса.

Необходим ли е аутсорсингът?
Не всички отдели от една компания носят приходи, но всеки един от тях носи разходи на финансови средства - в най-добрия случай работната заплата на екипа. Така погледнато, можем да разделим доходоносните отдели (в случайте при превишение на приходите над разходите) и спомагателни отдели, които не носят приходи, но са необходими за поддръжка на работата на организацията. Потенциално приходните отдели ще назовем приходен център, а спомагателните – разходен център. Към разходните центрове традиционно се отнасят: административно-стопанския отдел, охраната, маркетинговия отдел, ИТ отдел. Към приходните центрове обикновено се отнасят: отдел продажби, производство или оказване на професионални услуги.
Ако формирането на приходните центрове, като правило, се определя от мисията и виждането за бизнес на съответната компания, то разходните центрове обикновено се създават поради необходимост.
Въобще е трудно да си представим мисия формирана по следния начин: „Да станем дистрибуторска компания номер едно с блестящ отдел охрана”.

Всъщност произволна фирма, стремяща се да заеме лидерски позиции на пазара не би й попречил първокласен отдел по сигурността.
Приходните центрове носят пари, затова и изнасянето им извън компанията противоречи на здравия разум. В този ред на мисли, повечето компании извеждат на аутсорсинг функциите на разходните центрове при условие, че това ще позволи не само да се съкратят разходите на даден отдел, но и да се запазят на необходимото ниво или дори да се подобрят ключовите показатели за ефективност. За ИТ аутсорсинга към такива показатели могат да се отнесат:
- Качество на извършената работа;
- Оперативност при изпълнението;
- Осигуряване необходимото ниво на информационната безопасност.
Възможни са и други показатели, зависещи от конкретния бизнес.

Предпоставки за успешна работа
Много компании се страхуват да прибегнат до ИТ аутсорсинг, защото в този случай друга страна придобива достъп до тяхната информация. Обикновено не се обръща внимание на факта, че щатните системни администратори също имат такъв достъп и могат да четат електронната поща на потребителите например. Да се защитят конфиденциалните данни е постижимо с политика по информационна безопасност, стига служителите на компанията достатъчно стриктно да я изпълняват. Казано иначе, тези, които ще използват ИТ аутсорсинг, ще им се наложи да преосмислят мерките за информационна безопасност и обезпечат контрола по изпълнението им.


Преимущества
Квалификацията на специалистите в аутсорсинговата компания обикновено е по-високо, отколкото на щатните специалисти. При несъответствия на резултатите за изпълнената работа по очакванията за възложителя, стига да не е уговорено друго, аутсорсинговата компания е длъжна да поправи пропуските за своя сметка. Ако заданието се изпълнява от щатни служители, то отстраняването на грешките ще донесе допълнителни трудочасове, влечащи след себе си непланирани разходи. ИТ аутсорсинга позволява да се гарантира качеството на извършените работи при фиксирани разходи, а също и да се редуцират някои задачи при управление на ИТ персонала, в частност проблема с неговата мотивация. Висококвалифицираните кадри имат необходимост не само от достойна компенсация, но и възможност за професионален и кариерен ръст, чиито работодатели не винаги имат възможността да удовлетворят. Аутсорсинговите компании встъпват в ролята на ковачница на кадри, като своевремено повишават квалификацията на служителите и им предоставят възможност за професионален ръст. До това се стига благодарение на разнообразните задачи в обслужваните компании. Специалистите работещи в аутсорсингови фирми, обикновено минават специално обучение, което позволява на клиента да спести пари и време за да праща на тренинги и сертификации щатни служители, а използва наготово услугите на истински професионалисти. Аналогично в случай на уволнение, болест или отпуск на такъв служител, стига да не е уговорено друго в договора, аутсорсинговата компания подменя този специалист с друг при същата квалификация. Ето защо прибягвайки до ИТ аутсорсинг, може при минимален щат да се изпълняват мащабни ИТ проекти, привличайки специалисти с необходимата квалификация. Съкращаването на щата, пък от своя страна, позволява да се сведе до минимум разходите за персонала.


Изгоден ли е ИТ аутсорсинга?
Ако използването на ИТ аутсорсинга е възможно, то следващата крачка ще бъде оценка на разхода. Необходимо е да се поясни, дали действително в дадената ситуация услугите от външната компания ще излязат по-евтино, отколкото труда на щатните служители. Представената формула позволява да се сравни разход на собствения служител и външния изпълнител за една и съща работа:
D=X*(Z+K)/T - A,
където: X - предполагаема разход на служителя в часове;
Z - параметър - месечна заплата;
K - параметър - косвени разходи за служителя на месец (социален пакет, обезпечаване на работното място и т.н.);
T - количество работни часове на месец (обикновено - 176);
A – цена за услугата от аутсорсинговата компания.
Следователно, D се явява разлика и ако тя е положителна, то по-изгодно е да се прибегне до услуги на аутсорсингова компания, вместо да се работи само със собствени сили.
Ако на аутсорсинг се отделят не части, а целия обем от работа на щатния служител, например системния администратор, то сметката значително се усложнява. Необходимо е да се увеличат разходите за обучение, търсене на персонал в съответствие с текучеството на кадрите, заплащане на болнични и отпуски и т. н. Най-точния метод за сравнение се явява разхода за ИТ отдел за година със стойността на годишния договор с аутсорсинговата компания.
Има фактор, който е много сложно да участва в разчетите, но е необходимо да се има в предвид: постояното присътствие на специалисти (независимо от болест, отпуск и уволнение), способни оперативно да отстранят срив във ИТ инфраструктурата, помага да се избегне престой в бизнеса на компанията. Точно това обстоятелство склонява много предприемачи и мениджъри към подписване на договор за ИТ аутсорсинг. Трябва да се отбележи, че редуцирането на разходите винаги се явява мощен инструмент за повишаване на рентабилността, а ИТ аутсорсинга дава възможност не само да се намалят разходите, но и да се използват в бизнеса най-новите мениджърски и информационни технологии, което пък от своя страна позволява на малкия бизнес да решава по-мащабни задачи и проблеми и успешно да се развива.

Поглед в практиката
Компания N с оборот 10 милиона лева за година има локална мрежа от 20 компютъра, един или два сървъра и мини АТС с 20 телефона. За поддръжка на дадената инфраструктура обикновено се наема един щатен служител, способен да отстранява възникналите проблеми в компютърната и телефонна мрежа.
Да предположим, че престой в режим на неработоспособност неотстранен в продължение на 8 часа, донася загуби в размер на 10% от дневния оборот, т. е. 4 хиляди лева. Сериозните проблеми (вирусни, хакерски атаки и т.н.) са способни да доведат до сериозни загуби и пропуснати ползи, като например престой на бизнеса, кражба и/или загуба на информация.
Заплатата на системния администратор с необходимата квалификация е около 1000 лева. Плановата натовареност на дадения специалист се оценя на 30% от работното време. Аутсорсинговата компания при сключване на договор за една година с ежемесечен абонамент 1000 лева е готова да предложи присътствие на специалист в офиса на клиента в течение на 3 часа дневно и 4 предплатени идвания с възможност за заплащане на допълнителни посещения при необходимост. Това напълно удовлетворява нуждите на компания N за обслужване на инфраструктурата й.
Нека да изясним целесъобразността на ИТ аутсорсинга за дадената фирма. Основната заплата на системния администратор е 1000 лева. Косвените разходи (социални осигуравки, плащания за болнични и отпуски, наем да допълнителен сътрудник по време на отпуск или болест на щатния) - още 500 лева на месец. За една година D=12*(1000+500)-12000=6000 лева. Това е възможната икономия за една година.
От това следва, че за компания N е по изгодно да сключи договор с външна фирма отколкото да поддържа щатен специалист.

Коментар на пазара в момента

Оставяйки настрана многото статии и анализи, посветени на темата за ИТ аутсорсинга, констатацията е, че в България този бранш е още в зародишна форма. Обръщайки се към произволен системен интегратор, фирма – разработчик на приложен софтуер, консултант или асемблатор, ще откриете, че всеки от тях оказва услуги в областта на ИТ аутсорсинга. Но дали тази дейност е основна за организацията доставчик? Не! На българския пазар липсват компании, за които ИТ аутсорсинга би бил основен бизнес и които да могат не само да дадат тон, но и да установят правилата на играта. Това означава в частност, че схемата на взаимодействие между възложителя и изпълнителя в зададената рамка от дадени видове услуги може да се разбира по различен начин. Например, някои големи български компании създават ИТ отдел и го отделят в самостоятелно юридическо лице. Сред средните фирми, които могат да си позволят ИТ отдел или ИТ специалист с голяма популярност се ползва следната схема: наема помещение в някакъв бизнес център, прекарва интернет достъп и други комуникации и за да си върне бързо вложенията, започва да предлага услугите на своите ИТ специалисти на други фирми – обикновено разположени в съседство. Важно е да се прави разлика между услугата аутсорсинг и ИТ специалисти; последните могат да се нарекат също така аутстаффинг (оutstaffing). Тези модели се използват, както независимо един от друг, така и в смесен вариант. Към ИТ аутсорсинг се прибягва не само за редуциране на разходите за издръжка. Необходимо е да се отчита цялата съвкупност от условия, в това число качеството на предлаганите услуги, времевите и мениджмънт факторите. За явна финансова изгода може да се говори, когато бизнесът е стабилен и компанията повишава ефективността на дейността си за сметка на редуциране на вътрешните разходи. Ако фирмата расте по обем или професионално, то обикновено става въпрос за повишаване качеството на ИТ услугите и икономия на времето за развитие на информационната среда на компанията. За мениджъра е много важно да приложи отговорностите за резултатите на ИТ дейностите на конкретен изпълнител, за да гарантира качеството и постоянната поддръжка на предоставяните услуги, като освободеното време да задели за решаване на проблемите за развитие на бизнеса. В близко бъдеще следва да се очаква появяване на дъщерни компании на ИТ аутсорсващи фирми, изникващи от системни интегратори, както преди няколко години беше с отделите за разработка на приложен софтуер. Някой от тези компани станаха сериозни играчи не само българския, но и на международния пазар.