Проблем на растежа

Защо да е проблем?

Този въпрос си задават много български мениджъри. Обикновено микро фирмата след старта и стъпването си на крака се отърсва от проблемите около създавнето си и оцеляването в самото начало. Често срещано явление в България е много добри професионалисти да създадат свой бизнес, разбира се в същата сфера. Това е перфектния вариант за раждането и прохождането на една нова компания. Системата работи добре до критичното натрупване на персонал. Мениджъра трябва много добре да улови момента преди критичната маса и да „убие” специалиста в себе си. Тежко решение в личен план, но именно то позволява на компанията да продължи растежа си. Досега собственикът на бизнеса и мениджър едновременно е бил и главния специалист, но растежа изисква жертвоприношение. До създаването на бизнеса специалиста е знаел перфектно отговора на въпроса „как?”. След създаването на фирмата му се е наложило да налучква безпогрешно отговора на въпроса „защо?”.

Да убиеш специалиста в себе си означава да си позволиш да наемаш по-добри специалисти от теб самия. Да насочиш усилия и енергия към нови области на познание. Да предадеш щафетата от професионалната ти област на твоите служители.
Ако си постигнал тази лична промяна идва въпроса „а защо не?”. Даваш си свободата да мислиш върху стратегията на фирмата. Тактиката могат да я поемат и „офицерите” – служителите директно под теб. Свободата да гледаш около теб и да анализираш ти открива свободните пазарни ниши и пропуските на конкуренцията. Не на последно място е възможността да погледнеш развитието на бизнеса си някак отстрани. Малко като компютърните игри от трето лице – виждаш себе си, партньорите и противниците. В бизнеса това е трудно и направо невъзможно ако си непрекъснато разкъсан от изпълнението на няколко длъжности. Само този, който успее да се откъсне от техническото изпълнение има шанса да види и собствените си глобални грешки. Всички знаем максимата „Мама не се притеснява, когато не знае”, но ако не знаем за съществуването на проблеми няма как да мислим върху тяхното решаване. Има различни методи за определяне на критичната маса от служители, след която трябва да се премине на ново ниво на управление.

Как малкия бизнес става голям?

Създателя на бизнес рядко осъзнава, че подсъзнателно взема правилни решения в своята професионална област. Усещането е, че той или тя винаги са ги знаели, но това не винаги е вярно и за персонала. Дори и високо квалифициран, той трябва да е добре мотивиран. В същото време света влезе някак неусетно в глобалния пазар. Резултата е невероятно динамичен пазар с постоянни промени случващи се с много по-голяма скорост от преди. Конкурентите успяват да съкращават все повече времето за раждането на нов продукт – от идеята до рафта.
За капак на всичко на нашият пазар един след друг идват големите играчи. Да, не какви да е, а ГОЛЕМИ. Те са станали такива, защото са преодолели проблема на растежа ... и са пораснали. Не, това съвсем не означава, че си нямат проблеми, но са по-големи от нас, което означава повече ресурси (в произволна форма – финаси, хора и т.н.).
Картината не е чак толкова черна. Днес живеем в информационната епоха и е по-вероятно иновативните и бързите да успеят, отколкото големите. Въпреки всичките им ресурси.

Пример: IBM са можели да направят много неща, но в крайна сметка не са купили Microsoft, а техния продукт. Резултата е налице. За справки – фондовата борса и стойноста на акциите и списание Форбс за Бил Гейтс.

Извода е, че е по-важно да си иновативен. За да си иновативен трябва да си информиран и да имаш опита на всички от екипа ти, ползвайки синергията.
Информационните технологии могат да помогнат много в такива случаи. Те могат да оптимизират процесите по дизайна на новите продукти, да улеснят продажбите чрез електронна търговия или е-маркетинг, да създадат единна среда за споделяне на мнения, задаване въпроси и колективно търсене на отговора. В крайна сметка най-ограничения ресурс не е финасовия, а човешкия. Днес става все по-трудно да се намерят квалифицирани служители с така търсените лични качества като отговорност, нестандартни идеи, предриемачество.

Трябва ли да правим бизнес, като преди осемнадесет години?

Тогава шефът имаше телефони, секретарката също плюс допълнение факс. В редки случай – телекс. Тогава не им тежеше комуникацията, но нямаше сериозна конкуренция. Днес все повече родни фирми имат възможността да наблюдават чуждите си партньори и конкуренти.
В началото на фирмената дейност собственика обикновенно си купува преносим компютър поради причина клоняща към демонстрация на социален статус (за автомобилите е почти задължително). След това следва секретарката – за да „вървят” електронните съобщения и някой все пак да пише официалните писма, покани, а често и оферти. Не след дълго се осъзнава, че ако въобще има секретарка на света с бривет за управление на пътнически самолет и удостоверение за управление на ядрена подводница, то тя едва ли работи в нашата компания. Следва компютризацията на търговския отдел – поетапна, според растежа на отдела. Всеки търговец поема определени клиенти, но води историята на офертите и въобще комуникацията с клиента на служебния СИ компютър. Излизането от строя на този компютър може да коства загубата за определен период или завинаги на така важната информация за клиента. Ами човешкия фактор? Ако служителя е в болнични или отпуск? Кой ще го замести и доколко ще е ефективно заместването?

Информацията е нецентрализирана, неструктурирана и нейното количество и качество отразяват способностите и уменията на конкретния служител. Това е огромен риск. Принудени сме да си имаме отдел за борба с организираните клиенти, защото ние самите не сме организирани.
Преодоляването на този проблем е чрез екипна работа на разнородни специалисти (например търговец, техник по подръжката и т.н.). За да им помогнем да работят заедно трябва на първо място да централизираме информацията, като не забравяме да регламентираме достъпа до нея. Инструментите за екипна работа представляват софтуерни пакети позволяващи да се работи върху едни и същи документи, да се обменят мнения, да се дават предложения, да се следи общ график. И всичко това е за вътрешнофирмената комуникация, но именно тя ни дава стъпалото към следващото ниво – структуриране на информацията. С унифициране на събирането, подреждането, запазването и ползването на информация в голяма степен елиминираме човешкия фактор в областа на комуникациите (казваме твърдо не на играта „счупен телефон”, на незаменимите служители поради уникалните фирмени знания за бизнеса). Това съвсем не означава , че ще пречим на развитието на служителите. В крайна сметка тяхното усъвършенстване помага на израстването на бизнеса. Знанията се мултиплицират, а другите активи се изчерпват. Купуването на знания за нашите служители в този смисъл е инвестиция, а не разход.
Много фирми атакуват нашия пазар с реклами за сървъри и комплексни решения. Но как да изберем сървър без да сме дефинирали проблемите при нас предварително?

Очевидно е, че нямам нужда от сто и осемдесет тонен КАМАЗ за да доставям сладки из сладкарниците в София.

Най-лесния начин е да погледнем през плета.
Как другите имплементирали вече високи технологии в бизнеса се справят със задачи характерни и за нашия бизнес? – Правим анализ за потенциалните промени и резултати. Смятаме. Разглеждаме други случаи. Пак смятаме. Накрая избираме най-доброто от всичко видяно.
Имаме си анализ и обосновка. Знаем общата цена на притежание на решението. Обикновено първата стъпка е най-трудна. Тя изисква и най-големи инвестиции – хардуер (често по-мощен отколкото имаме нужда в началото), системен софтуер без, който не можем да стартираме нужното приложение и обучение на персонала за работа с него.
За да увеличим ефекта от едно внедряване на ИТ в нашия офис трябва да покрием максимален брой проблеми или неефективни процеси с минимум инвестиция.
Големите компании в ИТ бранша предлагат „готови решения”. Действително тяхната оферта включва комлексно решение - хардуер и софтуер, но в общия случай това са стандартни продукти. Кои от нашите проблеми ще разрешат те? Има софтуерни пакети обединяващи в себе си комлект приложения за съвместна работа, електронна поща, централизиране на информацията и т.н. Съществуват и безплатни такива. Дори можете да минете без сървър – стига да изнесете всичко в интернет (в по-голяма част от приложенията пак безплатно).

Гледането през плета е нож с две остриета

Добре е да взаимстваме от партньори и конкуренти техния опит с технологиите, но дали технологията не е остаряла и те я ползват по инерция? Има ли по-нова технология и каква е нейната цена и предлаганите предимства спрямо старата?
Поради факта, че два абсолютно еднакви бизнеса няма се очертава се един по задълбочен анализ какво се използва в момента от потребителите и какви нови технологии се появяват на пазара. Използването на унифицирани софтуерни пакети ни помага много за да настигнем другите, но не винаги отразяват коректно нашите различия. Не е рядкост точно тези различия да представляват конкурентното ни предимство. В този смисъл ние догонваме пазара, но не можем да го поведем, ако само копираме другите около нас.

По пътя на самоусъвършенстването

Оцеляват и побеждават само откривателите. Преди да станат откриватели те са били търсачи, но са знаели на какво. Всяко откритие бързо е изместено от друго и така се затваря динамичния цикъл. Това е пътя към съвършенството и успеха – непрекъснато да откриваме нови неща.

Вие в тази посока ли сте?

Динамиката на днешния ден

В миналото хората са пътували от място на място, но доста ограничено. Респективно – малката заобикалящата ги среда им е предлагала по–ограничени възможности за работа, за развитие и т.н. Съвременния човек не е по-различен. Ученици, студенти, бизнесмени, консултанти пътуват много от едно място на друго. На тях им се налага цял живот да търсят златната среда между месторабота, местоживеене с оглед да пътуват, колкото се може по-малко.

Разликата в начина на живот

Естеството на бизнеса нерядко налага използването на пътуващи търговци, презентатори, консултанти и въобще разнообразен персонал по отношение на служебните задължения, който да работи извън офиса. Размера на компанията е без значение. Използвайки модерните компютърни средства за работа в среда на „виртуален офис“, всяка фирма може да реализира спестявания от редуцирано офис пространство. Днес всевъзможни уеб-базирани и в много случаи напълно безплатни приложения позволяват на малкия бизнес да използва ресурси като офис-приложения, календари и органайзери, средства за съвместна работа и дистанционни дейности.

Най-хубавото нещо на виртуалния офис е това,
че всички служители могат да работят от произволно място по произволно време ( ...явно се очертава нов казус за инспекцията по труда J). Това им дава свобода – физическа (да бъдат извън офиса), психическа (очакват от тях краен резултат за предварително зададен срок, без намеса в процеса на работа). Тук е важно да споменем, че всички служители извън офиса могат (а и го правят) да отмятат лични ангажименти през официалното работно време. Всичко това води до повишаване на лоялността на служителя към компанията, за която работят и служителя става генератор на иновации в резултат на търсене за по-висока лична ефективност. Нормално е ако очакват от теб крайния резултат, да се стремиш да стигнеш до него по най-бързия и ефективен начин. Друг е въпроса в често погрешно зададената рамка на поведение и работа от мениджъра. Отдалечения потребител би могъл дори да не е от нашия град или страна. Това развързва ръцете на работодателите при избора на персонал – няма ограничение само до локалния пазар на труда.

Очевидно е, че отдавна е отминала казармената дисциплина в офиса. Определено това е проблем за класическите началници, свикнали да дават ценни указания, да сочат с пръст, да натягат обръчи и да навинтват гайки. Въпреки това в най-напредналите фирми вече не предизвикват възхищение съвместните работни групи за конкретни проекти, чиито участници са дори физически разположени на различни континенти и които едва ли биха се видели някога един друг без уеб камера.
Дистанционната работа е добра за всички професии, когато работата не изисква лично присъствие, а е необходимо само компютър, свързан към Интернет и желанието да се работи добре. От само себе си изчезват клюките в района на кафемашината и около бюфета, а и нещо което всеки би оценил – не тръгваш на работа в час пик и не си тръгваш от работа в час пик. Автомобил или градски транспорт – няма значение – еднакво изнервящо е в облака от изгорели газове и нецензурни изрази.

Изискванията

За служителя в движение е задължително да бъде отговорен, дисциплиниран, да може да си планира времето и да го управлява ефективно. В противен случай, могат да се появят проблеми при достигането до крайния резултат и неговото качество. Естествено, трябва да бъде запознат с компютрите, поне стандартните офис приложения, Интернет, ICQ, Skype и най-важното - търсачките. Образованието в случая не играе значителна роля. Работата може да бъде поета и от ученик, когато той разбере в детайли темата на задачата и е наясно с материята. Професионалния фокус може да бъде произволен.
Можем сравнително лесно да се постигнем стандартните неща за дома или стационарния офис, като безопасност, комфорт и при мобилния офис.

Но как, ако пътуваме много или работното място е различно за всеки ден?

Тези от нас, които пътуват често и са по-навътре в ИТ от средностатистическия потребител вярваме, че понякога малко технология може да помогне много за да получим това което искаме в случаите, когато сме извън рамката на комфорт спрямо дома или стационарния офис. Мобилните технологии ни позволяват да живеем в нашата среда, да работим пълноценно и дори по-ефективно без това да затруднява пътуванията ни. Технологиите освобождават така ценното време на човешкия ресурс. Те ни помагат да бъдем по-продуктивни, да имаме повече време за семейството, приятелите без това да влиза в конфликт с динамиката на съвременния бизнес.

Устройствата

Най-добрият хардуерен приятел на хората в движение е лаптоп за свързване към глобалната мрежа. Наблюдаваме тендеция за редуциране на размерите до UMPC (ултра преносим компютър). Появи се и нов термин NetBook – олекотен, като параметри компютър предназначен за интернет приложения.Интернет и мобилните технологии с модерните и компактни устройства ще направят бизнеса по-гъвкав и по-ефикасен, по-мобилен и в крайна сметка ще доведе до желаното конкурентно предимство.
Един от сериозните проблеми при миниатюризацията е сблъскването с проблема - граница на ергономичността. (Опитайте да върнете стилен отговор на входящо електронно писмо чрез смартфон... а сега си представете, че входящата Ви поща е средно по 30 – 40 електронни съобщения изискващи реакция).

Като консултант аз пътувам много. За мен един работен ден средно съдържа около 2 до 3 часа пътуване. Като добавите пътуванията извън града се получават сериозни периоди от време. В градски условия обикновено шофирам аз и съм сам в колата. Това обезмисля използването на мобилни устройства с изключение на мобилен телефон. Това е най-тихото, усамотено и подходящо място за провеждане на телефонни разговори. От голямо значение е телефона Ви да поддържа много и подробни контакти. Умишлено пропускам факта, че е желателно преди това да сте си ги въвели. Аз синхронизирам моя телефон с Outlook (имаме Exchange – пощенски сървър и ползваме споделени контакти за цялата фирма). Шофирайки е доста трудно да се ровите дълго в телефона за конкретен контакт. Затова телефона Ви трябва да има възможност за търсене по произволен параметър – име, фамилия, длъжност, компания, адрес, ел.адрес, телефон, уебсайт и т.н. Пътуването със самолет дава повече възможности. Мога да използвам лаптоп, но размера е от значение. За предпочитане е 12 инчов за да се доближим максимално до средната точка между размер и ергономичност. При по-малките преносими компютри екрана става прекалено малък и се налага често скролиране, а работата с мини клавиатурата е серизно затруднена особено при мъжете потребители.

Опита ми с различни устройства ме кара да смятам, че си заслужава инвестицията в по-скъпо устройство с чувствителен на допир екран. Това улеснява драстично навигацията и редуцира обикновено два пъти размера на устройството (таблетите си завъртат екрана на 180 градуса и се „затварят” с екран към потребителя).
Сериозният проблем пред мобилния служител е случаят с липса на Интернет свързаност. Последните години в България се наблюдава бум на интернет доставчици предлагащи различни технологии. Мобилните оператори предлагат все повече оферти с по-изгодни предложения.

Има и план ”Б” – расте броя на онлайн приложенията, които имат опция за достъп офлайн, така че, работата може да продължи, докато стигнете място с интернет покритие или проблема при Вашият доставчик се разреши. Тогава можете да синхронизирате Вашите данни с централните за компанията.

Ограничените скорости и други тънкости

Едно от първите неща, които са задължителни за получаване на актуална информация е връзка с Интернет. В началото бяхме ограничени до избора на GSM връзка до Интернет доставчик. Макар, че само по себе си беше функционално решение, то беше ненадеждно и подтискащо бавно. След няколко години GSM бе заменен от много по-надеждния GPRS. GPRS е по-надежден и предлага приемлива скорост. Цената беше такава, че ползването се оправдаваше основно за уеб браузване. При пътуване в чужбина, получаването и изпращането на големи документи не беше решение. Използването на GPRS роуминг в тази ситуация беше изключително скъпо. Не само защото се таксуваше допълнително трафика за вашите данни, но и защото имаше различна схема на ценообразуване, базирана на таксуването за всички данни, включително и служебната информация. Потребителите днес могат да ползват растящия брой hotspot Wi-Fi, Wimax точки за достъп. Следователно e важно мобилното Ви устройство да разполага с WiFi мрежова карта или по-новите модели с Wimax мрежова карта. Неприятната част е в околната среда на WiFi горещите точки - те не са най-комфортното място за работа и концентрация. Обикновено това са места с публичен достъп с прилежащия фонов шум и количество разсейващи фактори.

В София например е пълно с WiFi точки за достъп. При разходка с WiFi скенер, ще видим открити точки за достъп без парола и без защита по MAC адрес навсякъде. Същото важи за Лондон, Мюнхен, Москва и въбще в почти всички големи европейски градове. Предизвикателството става по-голямо, когато пътуваме в малки населени места. Там трудно може да се разчита на намирането на отворени WiFi точки за достъп и широколентов с фиксирана такса интернет достъп. Преноса особено в планините и труднодостъпните места не е евтин, което води до драматично намаляване на шанса за намиране на отворени HotSpot точки. Един недостатък при използването на открити точки за достъп навън е, че сме ограничени от времето. Не е приятно да бръмчиш в колата на едно място при минус 5 градуса.

Един трик за редуциране на времето е при четенето на новините да се ползва RSS емисия. Предимство на този начин на получаване на новини е, че той взима всички новини за около 1 минута, което е много по-бързо, отколкото разглеждането на всички тези уеб страници последователно през браузъра. Добре е да анализирате човекопотока около избраната от Вас точка за достъп. Ще спестите време ако ползвате интернет в „ненатоварено” време.
Електроенергията и батериите

Ние потребителите стигаме и по далеч, като виждаме използване на електроенергията в заведения за хранене, като част от услугата. Обикновено част от налични контакти в салоните за посетители се използват от клиентите за доливане на батериите на всевъзможни видове мобилни устройства - лаптоп, MP3 плеър, фотоапарат, телефон или PDA по време на тяхното посещение. Клиентите на заведенията се опират на идеята, че те плащат за основните услуги в чиято цена е включена и тази на електроенергията. Можем да намерим тези електрически контакти навсякъде. Има ги по летища, гари, ресторанти, хотели и в много фирми в залата за срещи или мястото за изчакване около входа. Те не са заключени или ограничени за употреба.
За нашите домакини това е проява на малка щедрост – малкото допълнение в разхода му за електроенергия ми осигурява възможност за работа по пътя обратно. Свидетели сме на тенденция, в която ние - мобилните потребители ставаме все по-склонни да живеем в нашата мобилна среда. Ние се превръщаме в непрекъснато искащи повече и повече от технологиите. Понякога стигаме до крайности.

Трябва ли да притежаваме мобилно устройство?

Класическите преносими компютри са големи, тежки и неподходящи, ако сме в движение през целия ден. Всичко от което се нуждаем е терминал и то само за няколко часа. Някои компании вече предоставят интернет терминали за гости, така че да си проверим пощата, новините или да се закачим към терминалния сървър на нашата компания. Това отваря много възможности. Можете да започнете да използвате всеки компютър, дори и в лобито на хотела или интернет зала, за приложенията, които са гладни за CPU-мощност и голям екран с добра резолюция. Достъпът е възможен от почти всеки компютър за да получим инструмент в ръцете си за редактиране и печат на Word или Excel файлове, електронни таблици. Въпреки, че това изглежда малко далечно и пресилено, то може да стане и Вашата реалност. Не забравяйте, че семейството на мобилните потребители се увеличава непрекъснато. Компаниите от това семейство повишават своята конкурентноспособност, имат лоялни служители и по-доволни клиенти.
Защо да чакате?