Внедряване на ERP система

Опита на новобранеца

Заинтригуван от мненията и коментарите на авторите в блога, реших да добавя нещо от моя кратък опит по внедряването на ERP. Работя като ERP администратор във фирма, която е в процес на въвеждане на този тип решение. Ръководството подбра доказан софтуерен продукт с намерение за надграждане и интегриране съобразно спецификата на фирмените потребности. Работният процес извади на преден план няколко „препъникамъка”, първият от които, според мен е Заданието.

При писането на задание, независимо дали автор ще бъде фирмата-внедрител или специално нает за тази цел опитен консултант, трябва да се направи ясно разграничаване между фирмените бизнес-процеси и изискваните функционалности във внедрявания софтуерен продукт. Бизнес-процесите могат да се определят като тезата в заданието и е редно да бъдат добре дефинирани и обособени в отделни етапи, подчинени на логиката на конкретната фирмена дейност. Най-важно е обаче как искаме те да се реализират в ERP-системата. Ето защо основният акцент в заданието е изключително детайлното, логично и последователно описание на тази реализация. В него трябва да присъства всяка подробност за начина, по който ще изглежда и функционира програмата, като се започне с формите, полетата в тях, функционалните бутони, автоматичното или неавтоматично преминаване във всеки следващ етап до завършването на съответната производствена или търговска дейност, както и възможността за връщане назад и обвързването им в логичен процес. За тази цел фирмата-клиент трябва да проучи съществуващите на пазара готови програмни продукти и да наеме опитен консултант, който да бъде свързващото звено между фирмените бизнес-процеси с тяхната специфика и възможностите на наличния софтуер.

При подготвяне на заданието може да се появи и първия сериозен проблем. В стремежа си максимално да удовлетвори изискванията на клиента, авторът не бива да насочва усилията си директно към доработки в програмата, която ще се прилага. Според мен правилният подход е не софтуерът да се адаптира към изискванията на фирмата, а фирмата да оптимизира дейността си, приспособявайки се към готовия IT продукт. Процесът стартира по-лесно, ако във фирмата съществува ясно изградена и добре функционираща структура, а фирменият мениджмънт отдели нужното време, включително и консултации с IT експерти, за подбор на подходящ продукт. Само след внимателно вглеждане в организацията на фирмената дейност и убеденост, че тя е добре балансирана към момента на решението, (а и в средносрочен план) следва да се пристъпи към внедряване на ERP-система с неизбежните доработки. В обратния случай нещата могат да се развият по следния, не особено приятен сценарий: при първите срещи с фирменото ръководство консултантите (респ. автора на заданието) искат максимална яснота по бизнес-процесите, т.е. какво точно клиентът би желал да се случи в системата, която ще подпомогне управлението на неговия бизнес. От една страна внедрителят очаква да му бъдат подадени конкретни изисквания от клиента с цел ефективност в работата, от друга страна клиентът, който не познава добре продукта – предимствата и възможностите му, най-общо обяснява какво иска да се случи и се чувства стимулиран да излага все повече и повече подробности. В хода на тези дискусии от особена важност е консултантът постоянно да изтъква възможностите на системата и да се стреми да оптимизира изискванията на клиента. Ако консултантът се огъне пред тези, често прекомерни изисквания, съществува реална опасност да се окаже, че отначало една – две, а после много от стандартните функции не се харесват на клиента. Той затъва в конкретика без глобална мисъл за последователност, поради обяснимо незнание на продукта. В заданието се залагат малки и незначителни на пръв поглед доработки. После се оказва, че те водят след себе си други промени и при внедряването голяма част от стандартните опции биват орязани с цел улесняване на потребителите. Стига се до там, че клиентът започва да руши много здрави връзки, а внедрителят няма представа какво го чака впоследствие, когато се разбере колко неща са унищожени. На практика излиза, че системата започва да се гради, като се срива почти всичко. Глобално погледнато обаче, за дадения продукт всички тези отстранени, дори и малки детайли трябва да си бъдат там. И не само трябва да бъдат там, но и трябва да са в точно определена логична последователност – тази на готовия продукт. Ето го и парадокса: доработките, писани с толкова труд и изключително сложни проверки, в един момент отпадат. А това са много допълнителни усилия и изгубено време, да не говорим за финансовото изражение. Все пак не бива да се забравя, че се прилага стандартен и доста скъп IT продукт, граден с години на основата на богат управленски опит, следователно той дава много повече решения, отколкото клиентът предполага, ето защо не е зле да му се доверим.

За да се избегнат голяма част от тези проблеми с особено внимание трябва да се пристъпи и към избора на консултант. Безспорно главното изискване към него е да бъде компетентен и с опит, а към това ще добавя и гъвкав и диалогичен. От него се очаква максимално бързо, точно и в детайли да схване бизнес-процесите в дейността на клиента и в същото време да е наясно с възможностите на програмата. Само при отлично познаване на софтуерния продукт, консултантът ще съумее успешно да подпомогне реализацията на бизнес-процесите в готовия продукт с минимум доработки. В обратния случай, както стана ясно, се губи излишно време и труд, а наред с това прекалените доработки биха довели до такива промени в основния продукт, че бъдещи ъпдейти биха били невъзможни за фирмата-потребител. Отново ще добавя, че и мениджърите от своя страна трябва да положат усилия да се запознаят с възможностите на системата колкото може по-подробно и детайлно, за да могат в крайна сметка да се срещнат двете страни. А как да стане това? Едва ли има готова формула, но добрият резултат е възможен с много и чести работни срещи, при това колкото повече и по-продължителни в началото на проекта, толкова по-редки и оперативни в хода на внедряването. Компетентни и опитни консултанти / експерти, представящи и двете страни, които в перманентен работен процес и приемливи срокове да реализират най-важното – успешна среща между желанието, намеренията и възможностите на двете страни за постигане на крайната цел - ERP-система.